Manajemen
Kualitas Total (Total Quality Management)
Adalah upaya menanamkan kualitas ke
dalam setiap aktivitas di perusahaan dengan cara melakukan perbaikan terus-menerus.Mengelola
kualitas adalah hal yang harus diperhatikan oleh semua organisasi.
TQM makin digemari oleh
manager-manager di AS pada tahun 1980-an karena gaya manajemen ini telah
diterapkan secara sukses oleh perusahaan-perusahaan jepang, seperti Toyota,Canon,dan
Honda,yang mendapatkan saham pasar dan reputasi internasional atas kualitasnya
yang tinggi.Sistem perusahaan Jepang didasarkan pada hasil kerja para peneliti
dan konsultan AS.Deming,Juran,dan Feigenbaum,yang ide-idenya baru memikat
eksekutif AS setelah ide-ide tersebut dicoba diluar negeri.
Filosofi TQM berfokus pada kerja
tim,peningkatan kepuasan pelanggan ,dan penurunan biaya.Organisasi organisasi
menerapkan TQM dengan cara mendorong manajer dan pegawai untuk melakukan
kolaborasi antar-fungsi dan departemen ,serta kolaborasi dengan pelanggan dan
pemasok, untuk mengidentifikasi area yang akan diperbaiki ,tidak peduli
seberapa kecilnya perbaikan tersebut.Setiap perbaikan kualitas adalah satu
langkah yang diambil menuju kesempurnaan dan pemenuhan tujuan tanpa
cacat.Kendali mutu menjadi bagian dari kegiatan bisnis sehari-hari yang
dilakukan setiap pegawai,dan bukannya dilakukan oleh departemen=departemen
tertentu saja.
Teknik-teknik
TQM
Penerapan manajemen kualitas total
terdiri atas penggunaan beragam teknik,diantaranya adalah siklus kualitas,tolok
ukur,prinsip six sigma,siklus waktu yang berkurang,dan perbaikan terus-menerus.
Siklus
Kualitas
Adalah sebuah kelompok yang terdiri
dari 6 hingga 12 pegawai sukarela yang bertemu secara rutin untuk membahas dan
menyelesaikan masalah yang mempengaruhi kualitas kerja mereka.Di waktu kerja
yang ditentuakan,para anggota siklus kualitas bertemu,kemuadian mengidentifikasi
permasalahan,dan mencoba mencari solusi.Para anggota siklus anggota ini bebas
mengumpulkan data dan melakukan survei.Banyak perusahaan melatih orang-orangnya
untuk membentuk sebuah tim,menyelesaikan suatu masalah ,dan mengontrol kualitas
statistik.Alasan digunakannya siklus kualitas adalah untuk menekankan
pengambilan keputusan pada level organisasi dimana rekomendasi dapat diberikan
oleh orang-orang yang melakukan pekerjaan yang bersangkutan dan mengetahui
lebih banyak tentang pekerjaan tersebut daripada orang lainnya.
Tolok
Ukur
Tolok ukur diperkenalkan oleh Xerox
pada tahun 1979, dan sekarang menjadi unsur utama dalam TQM.Didefinisikan
sebagai ‘’proses berkelanjutan dari pengukuran produk, pelayanan dan praktik
dibandingkan dengan pesaing terkuat atau perusahaan-perusahaan yang dianggap
sebagai perusahaan terunggul di industrinya guna mengidentifikasi areab-area
yang harus diperbaiki.Kunci suksesnya tolok ukur ada pada analisis.Setelah
menentukan misinya terlebih dahulu, perusahaan harus dengan jujur menganalisis
prosedur yang dipakainya saat itu dan menentukan area-area yang harus
diperbaiki.Langkah kedua perusahaan tersebut secara teliti menyeleksi
pesaing-pesaing yang layak ditiru.
Contoh perusahaan
Perusahaan yang menerapkan tolok ukur
yaitu Xerox mempelajari teknik pemenuhan
permintaan milik L.L. Bean,Freeport,Maine, perusahaan yang menerima permintaan
lewat surat ,dan kemudian Xerox mempelajari cara untuk mengurangi biaya
penyimpanan sebesar 10 persen.Perusahaan dapat berusaha menyamai atau melebihi
proses dan prosedur internal yang dilakukan oleh pesaing, tetapi perusahaan
tersebut harus berhati-hati dalam memilih pesaing yang memiliki metode yang
sesuai dan dapat diterapkan di perusahaannya.Setelah program yang kuat dan
cocok ditemukan dan dianalisis ,perusahaan yang melakukan tolok ukur kemudian
dapat memikirkan suatu strategi untuk menjalankan program barunya.
Six
Sigma
Prinsip kualitas six sigma pertama
kali diperkenalkan oleh Motorola di tahun 1980 dan kemudian dipopulerkan oleh General
Electric ,dimana mantan CEO nya ,Jack Welsh ,menghargai Six Sigma atas kualitas
dan efisiensi yang telah membuat General Electric bisa menghemat milyaran
dollar.Didasarkan pada huruf Yunani ,sigma yang digunakan para ahli
statistik untuk mengukur seberapa besar sesuatu melakukan simpangan dari
kesempurnaan,Six Sigma adalah standar kualitas yang sangat ambisius yang
menspesifikasi tujuan dengan kecacatan 3,4 per juta bagian.Itu artinya tidak
boleh cacat ,dengan persentase 99,9997%.Namun, Six Sigma pun telah melakukan
simpangan dari definisinya dan menjadi istilah generik untuk pendekatan kendali
mutu yang memperhitungkan segala hal dan menekankan pengejaran yang disiplin
dan gigih untuk mencapai kualitas yang lebih tinggi serta biaya yang lebih rendah.Kegigihan
ini didasarkan pada metologi lima langkah yang disebut DMAIC ,yang merupakan
singkatan dari define (menentukan),measure (mengukur),analyze (menganalisis), improve
(memperbaiki), dan control (mengendalikan),
dan dilafalkan “de-may-ick” agar lebih pendek.DMAIC memberikan cara yang
terstruktur yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan pendekatan pada
suatu masalah dan menyelesaikannya.
Guna menerapkan Six Sigma secara
sukses ,manajer-manajer puncak harus memberikan komitmen terbesarnya,karena Six
Sigma melibatkan perubahan yang luas di seantero organisasi.Ratusan organisasi
telah mengadopsi sebagian dari bentuk program Six Sigma di tahun-tahun
belakangan ini.
Contoh perusahaan
Perusahaan-perusahaan yang berkomitmen
tinggi, seperti ITT Industries,Motorola,General Electric,Allied Signal,ABB
Ltd., dan DuPont Company, mengirimkan manajer-manajernya untuk mengikuti
pelatihan berminggu-minggu agar memiliki kualifikasi sebagai “sabuk hitam” Six
Sigma.Para sabuk hitam ini memimpin proyek yang bertujuan untuk memperbaiki
area-area bisnis yang sudah menjadi target.
|
ANALYZE
|
Pengurangan
Siklus Waktu
Siklus waktu telah menjadi
permasalahan kualitas yang kritis di dunia yang serba cepat ini.Siklus Waktu
adalah langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan suatu
proses,seperti membuat reservasi penerbangan,memproses permintaan lewat
internet, dan membuka dana pensiun.Penyederhanaan siklus kerja,termasuk
menjatuhkan rintangan antara langkah langkah kerja dan diantara departemen serta
memindahkan langkah langkah yang tidak bermanfaat dalam proses
tersebut,memungkinkan program TQM untuk berhasil.Bahkan jika sebuah memutuskan
untuk tidak menggunakan siklus kualitas atau teknik lainnya, perbaikan
substansial tetap dapat dilakukan dengan cara berfokus pada daya reaksi dan
akselerasi aktivitas yang lebih baik menjadi waktu yang lebih
pendek.Pengurangan siklus waktu memperbaiki kinerja perusahaan serta kualitas
secara keseluruhan.
Contoh perusahaan
L.L. Bean adalah perusahaan terdepan
dalam kontrok siklus waktu.Para pekerja menggunakan diagram alur untuk melacak pergerakan
mereka ,memberi ciri pada kegiatan-kegiatan yang tidak bermanfaat ,dan
merancang ulang proses pemenuhan permintaan secara keseluruhan.Kini, sebuah
sistem komputerisasi membagi-bagikan tawaran yang masuk berdasarkan area
geografis dari gudangnya dimana barang yang bersangkutan disimpan.Barang-barang
tersebut ditempatkan di sabuk mesin pengantar, dimana sensor elektronik
menyusun kembali barang barang tersebut untuk kepentingan pemesanan.Setelah
pesanan dikemas, pesanan tersebut dikirimkan melalui fasilitas FedEx yang ada
disana.Perbaikan perbaikan seperti ini telah memudahkan L.L. memproses sebagian
besar pesanan dalam dua jam setelah permintaan pesanan tersebut diterima L.L.
Bean.
Perbaikan
Terus-Menerus
Di Amerika Utara ,program dan
rancangan intensif selama ini telah menjadi metode inovasi favorit.Manajer
mengukur keuntungan yang diharapkan dari sebuah perubahan dan menyukai ide ide
yang akan mendatangkan keuntungan besar.Sebaliknya, perusahaan perusahaan
Jepang telah merealisasikan kesuksesan yang luar biasa dengan membuat serangkaian
perubahan kecil.Pendekatan ini, yang disebut Perbaikan Terus Menerus (continous improvement) atau kaizen ,adalah pelaksanaan sejumlah
perbaikan tambahan yang kecil di semua area di organisasi secara terus menerus
dalam program TQM yang sukses, semua pegawai mengetahui bahwa mereka diharapkan
untuk berkontribusi dengan memulai suatu perubahan dalam aktivitas kerja mereka
.Filosofi dasarnya adalah bahwa memperbaiki hal hal kecil satu persatu, secara
terus menerus , akan memberikan kemungkinan yang tinggi untuk sukses.Inovasi
dapat dimulai secara sederahana dan para pegawai dapat membangun kesuksesan
mereka dalam proses tidak berkesudahan ini.
Contoh perusahaan
yang menerapkan konsep ini adalah Dana
Coorperations’s Perfect Circle Products Franklin Steel Products Plant yang ada
di Franklin,Kentucky.
Faktor
Faktor Kesuksesan TQM
Faktor Positif
·
Tugas
tugas yang ada menuntut pegawai yang berketerampilang tinggi.
·
TQM
berguna untuk memperkaya pekerjaan dan memotivasi pegawai.
·
Keterampilan
memecahkan masalah ditingkatkan untuk semua pegawai.
·
Partisipasi
dan kerja tim digunakan untuk menghadang permasalahan yang signifikan
·
Perbaikan
terus menerus adalah cara hidup
Faktor
Negatif
·
Ekspektasi
manajemen biasanya tinggi.
·
Manajer
tingkat menengah merasa tidak puas jika kehilangan wewenang.
·
Para
pekerja tidak puas dengan beberapa aspek kehidupan organisasi.
·
Pemimpin
serikat pekerja tidak disertakan dalam diskusi kendali mutu.
·
Manajer
menunggu inovasi yang besar dan dramatis
sumber
Era Baru Manajemen,Richard L.
Daft.Salemba Empat,Edisi 9,Buku 2
